悟空CRM：公司该用或该换人事薪资系统了吗？怎么评估判断呢？

经营成本与经营绩效往往是重要考量。过去拜访客户的经验，常常发现许多客户以人工作业（搭配Excel）处理所有出勤管理Excel的整理、检核，以及薪资计算的工作，每月、甚至每天花费不少时间处理相关作业。甚至有些客户，即使采用了系统，仍然许多报表要人工，或是系统内分成许多模组，互相没有连结，一个新进员工建档输入需要分许多地方输入等。人事系统比较、评估工作对于企业人事或人资管里单位来说，并不是简单的工作。许多中小企业人事管理者，通常身兼多职，因此很习惯找朋友推荐人事系统，或听过其他公司使用，因此也跟着采用。(台湾的企业，常见大概每一百人配置一个专职人资管理者，所以中小企业人资有不小比例并非全职） 但是一套系统的使用、上线，成功的指标其实不是看系统有多少功能、厂商多出名，而是看企业内使用者是否能够接受系统的操作与运作模式，以及系统是否真能减少重工、提升内部的管理绩效、并快速提供决策支援。）

举个实际案例来说：有一个数百人连锁零售、服务业客户，因为导入ERP系统，使用了ERP的HR管理模组来进行管理。但是经过了漫长的上线程序，最后却因为操作不流畅，前端操作人员难以适应、痛苦指数飙高，就连后台管理者，也必须用许多人工作业来完成新人建档、甚至产生报表等工作。因此，评估是否该用系统、或是否该换系统，都应该以现有工作是否能够得到更好、更有效率的管理支援来考量，而非单纯以省钱、或功能很多、很有名等因素来考量。建议可以从几个面向来检讨：

以100人以下公司为例，目前的经常性（若是30人以下公司，则应该在2小时内）企业是否有成长的规划？查询相关资料、制作各式管理报表、平均每件是否无法在短时间内（如5-10分钟内）完成？是否有不少员工经常在外工作、或主管经常出差，无法妥善的纪录出勤或请假？若已有系统，对于系统的功能、报表、操作以及因应法规修改的能力，管理者或一般员工是否经常无法满意？员工出勤异常是否得用人工审查？发薪前是否常常要再重新验算，或反覆检查？人事管理者是否经常异动（如一年内）？有轮班、排班状况，且班表会修改（需要修改异动纪录）

若以上问题有一半以上答案为「是」，应该及早开始规划使用或更换有一些公司HR会尝试引进简单的考勤机、或打卡APP，来记录员工出勤，这通常是第一步，但是这些工具无法协助人事管理者判读出勤异常，因此要改善整体的人力资源管理效能，帮助很有限，还是要有整体性的时程规划，逐步导入合适的人事出勤薪资管理系统。目前薪资水平在整体物价膨胀的压力下，只会逐年不断攀升，对于企业来说，若都用人工方式来管理人力资源，成本也只会不断攀升，并且面对外界竞争，将很难对于外界变化快速做出调整，未来将是智能化的时代，管理方式也应该要有更智能化的考量。

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